Quay lại tất cả các bài viết
Tài nguyên

Cách tính toán TCO và ROI trong dự án đóng gói mới

how to calculate tco and roi

Bạn cân nhắc đến việc đầu tư công nghệ cho nhà máy? Bạn tự hỏi làm cách nào để đánh giá giá trị thực tế mà máy móc mới có thể mang lại trong quá trình hoạt động? Bạn muốn có một cách đáng tin cậy để đo lường chi phí thực tế của một dự án đóng gói mới?

Bạn cần hình dung rõ ràng, chính xác về cách mà các thiết bị đóng gói mới như máy xếp tấm pallet, hệ thống đóng túi và cân có thể ảnh hưởng đến công ty của bạn khi xem xét chi phí vốn chủ yếu. Xét cho cùng, có quá nhiều rủi ro—và không có một công thức hay bộ quy tắc duy nhất nào cần làm theo để đánh giá các lựa chọn của mình khi mua máy móc mới.

Trong quá trình này bạn phải phân tích sâu các chỉ số giúp cho tổ chức của bạn hoạt động—các yếu tố bao gồm chi phí nhân công, chi phí bất động sản, doanh thu dự kiến và tiềm năng tăng trưởng đều là các biến trong phương trình này.

Trước hết, chúng ta hãy xem xét một số thuật ngữ.

  • Tỷ suất Hoàn vốn — ROI: Một tiêu chuẩn phổ biến được sử dụng để ước tính lợi nhuận trên một khoản đầu tư so với số tiền đầu tư ban đầu.
  • Tổng Chi phí Sở hữu—TCO: Ước tính các chi phí liên quan đến việc mua, triển khai, sử dụng và thải bỏ một sản phẩm hoặc thiết bị.
  • Thời gian Hoàn vốn Dự án: Phép tính số năm cần thiết để thiết bị có thể trả tiền cho chính nó, hay còn được gọi là điểm 'hòa vốn'.
  • Thời hạn Hữu dụng: Tuổi thọ của một sản phẩm, thường được tính theo thời gian (giờ, ngày, tháng, năm) hoặc chu trình.
  • Giá trị Còn lại: Giá trị của sản phẩm khi đã được sử dụng hết thời hạn hữu dụng cho một ứng dụng cụ thể của bạn.

NHÌN XA HƠN ROI

ROI là tiêu chuẩn ngành liên quan đến chi phí vốn và khi nói đến việc mua thiết bị mới, chúng ta phải xem xét rất nhiều điều khi tính toán chỉ số quan trọng này. Bất chấp sự phổ biến của các công cụ quản lý và công thức được thiết kế để đơn giản hóa quá trình xác định ROI của máy móc mới, trên thực tế các công thức này không thể tính đến các yếu tố duy nhất ảnh hưởng đến ROI trong việc sử dụng cụ thể của bạn.

Điều đó không có nghĩa là chúng ta nên bỏ qua tất cả các tính toán ROI; các công thức ROI chuẩn hóa chỉ nên được xem như một phác thảo cơ bản được sử dụng để tạo ra chỉ số tùy chỉnh thể hiện một khía cạnh của TCO của khoản đầu tư vào thiết bị tự động.
 


XEM XÉT TỔNG CHI PHÍ SỞ HỮU

Chi phí ban đầu của việc mua vốn thường chiếm một phần lớn ngân sách, nhưng nếu sau khi phân tích tất cả các chi tiêu và phí tổn mà dự án phát sinh, bạn nhận ra rằng giá mua thực tế của thiết bị đóng gói mới chỉ chiếm dưới 10% tổng chi phí của bạn thì sao?

Điều này nghe có vẻ điên rồ phải không? Hoàn toàn không. Có rất nhiều yếu tố cần được đánh giá khi xem xét tổng chi phí sở hữu máy móc. Yếu tố rõ ràng nhất là chi phí mua thiết bị, bao gồm giá mua thiết bị mới, ngoài ra bạn cũng cần phải tính đến chi phí giao hàng, lắp đặt, vận hành thử và đào tạo. Nhưng còn nhiều hơn thế. 

TĂNG TÍNH HIỆU QUẢ = CHI PHÍ SỞ HỮU THẤP HƠN

Một trong những lợi thế không thể phủ nhận mà máy móc đóng gói tự động mang lại là hiệu suất và độ chính xác, có thể chiếm tới 50% tổng chi phí liên quan của một dự án. Các vấn đề như tặng phẩm, túi bít kín không đúng quy cách và các sản phẩm bị hư hỏng hầu như sẽ không xuất hiện khi bạn sử dụng đúng loại máy móc, từ đó làm giảm TCO trong khi tăng biên lợi nhuận.

Ngoài ra bạn cũng cần cân nhắc đến các chi phí bảo trì và chi phí tiện ích dự kiến, bao gồm việc bảo dưỡng thường xuyên và thời gian chết dự kiến. Các công ty tìm mua thiết bị đóng gói mới cần đánh giá chi phí liên quan đến ghi chép bảo trì, kiểm tra hiệu suất, thay đổi hàng ngày, chi phí bảo trì, phụ tùng thay thế và linh kiện, vì danh mục này có thể chiếm tới 35% chi phí liên quan của một dự án mới trong vòng 15 năm.

Dưới đây là ví dụ thực tế minh họa lý do bạn cần phân tích kỹ lưỡng khi tính TCO:
Giả sử một hệ thống cân hoàn toàn mới cho phép bạn định lượng chính xác hơn. Với số tặng phẩm ngoài kế hoạch khiến công ty của bạn mất đến hơn 300 nghìn một năm, thì sau 15 năm con số này tương ứng với khoản chi phí là 4,5 triệu đô la.

Dành một phần nhỏ khoản lỗ dự kiến trong tương lai để đầu tư vào hệ thống cân mới không chỉ giảm thiểu thiệt hại về tặng phẩm mà còn mang lại nhiều lợi ích khác cho công ty. Trong trường hợp này, chỉ qua một phép toán đơn giản, chúng ta cũng thấy rằng thiết bị mới sẽ hoàn vốn chỉ sau hai năm, trong khi phân tích chi tiết cho thấy thiết bị đóng gói mới sẽ tiếp tục sinh lời cho bạn trong một khoảng thời gian rất dài sau khi đã thu hồi chi phíốn ban đầu.
 


YẾU TỐ CON NGƯỜI

Không giống như máy móc, con người không thể thực hiện các nhiệm vụ chính xác, lặp đi lặp lại 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần. Việc dựa vào lao động thủ công liên quan đến nhiều biến số có thể gây tổn hại đến cả danh tiếng và lợi nhuận của bạn, khiến cho việc kiểm soát chi tiêu trở nên khó khăn.

Trong môi trường phức tạp và cạnh tranh ngày nay, khi tuyển dụng và quản lý công nhân cho một dây chuyền đóng gói, bạn cần giám sát liên tục để đảm bảo sự tuân thủ không chỉ với các yêu cầu công việc mà còn vô số các quy định của chính phủ và thỏa thuận công đoàn về quyền lao động và các tiêu chuẩn về nơi làm việc.

Thuê lao động con người làm tăng thêm rủi ro đáng kể cho hoạt động của bạn, và nhiều rủi ro trong số này nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Mặc dù bạn có thể hành động để tạo ra một nơi làm việc an toàn, lành mạnh, nhưng bạn không thể loại bỏ hoàn toàn các nguy cơ thương tích. Dù cho bạn nỗ lực hết mình để dự đoán chi phí lao động trong tương lai, bạn rất dễ bị tổn hại trước những thay đổi về luật lương tối thiểu, dịch chuyển dân số và thậm chí cả các vụ kiện liên quan đến an toàn nơi làm việc hoặc phân biệt đối xử—tất cả các biến có thể có tác động lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Việc chuyển các quy trình đóng gói thủ công hiện tại thành mô hình tự động cho phép bạn dự đoán chính xác chỉ số ROI và TCO—mà không phải lo lắng về nhiều trường hợp ‘việc sẽ xảy ra nếu’ đi kèm với việc sử dụng lao động thủ công để thực hiện các nhiệm vụ này.

TÌM KIẾM LỢI NHUẬN DÀI HẠN

Khi nói đến việc đánh giá có nên đầu tư vào thiết bị mới hay không, nhiều công ty thường tìm kiếm thời gian hoàn vốn trong khoảng hai năm, và trong một số trường hợp, đây là một mục tiêu thực tế và một số liệu thống kê quan trọng cần xem xét. Đồng thời, điều quan trọng là bạn phải có cái nhìn cân bằng về các yếu tố trong cả chi phí ban đầu và lợi thế lâu dài của tự động hóa việc đóng gói sản phẩm.

Để thực sự nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, hãy tiếp tục và tính toán TCO và ROI trong 15 năm tới (ngay cả khi bạn chỉ tìm kiếm lợi ích ngắn hạn)—điều này sẽ giúp bạn hiểu được những lợi ích tiềm năng lâu dài mà bạn sẽ nhận được khi thực hiện một khoản đầu tư lớn vào thiết bị đóng gói rô-bốt.

TỰ ĐỘNG HÓA — LỢI THẾ CẠNH TRANH

Tất nhiên, yếu tố 'X' khác trong phương trình này là tác động của sự tự động hóa lên khả năng tìm kiếm và giữ chân những người dẫn đầu thị trường mới, sinh lợi.

Nâng cấp cơ sở bằng cách lắp đặt thiết bị đóng gói mới mang đến cho công ty của bạn lợi thế cạnh tranh đáng kể khi đấu thầu hợp đồng, thu hút khách hàng và tìm kiếm cơ hội mở rộng. Khách hàng tiềm năng sẽ đánh giá cao độ tin cậy mà việc đầu tư máy móc mới mang đến cho cơ sở sản xuất của bạn, cung cấp cho doanh nghiệp của bạn khả năng cạnh tranh cho các hợp đồng lớn hơn và sinh lợi nhiều hơn.

 


‘BỨC TRANH TOÀN CẢNH’ - ROI + TCO = LỢI NHUẬN CỦA BẠN

Tóm lại, việc đán giá chỉ số TCO và ROI thực sự của dự án đóng gói mới đòi hỏi bạn phải phân tích sâu, cẩn thận nhiều yếu tố, bao gồm các khoản chi tiêu sau:

  • Chi phí trả trước của máy móc—bao gồm phí vận chuyển, thuế và phí, cũng như chi phí lắp đặt và giấy phép xây dựng
  • Chi phí đào tạo nhân viên để vận hành thiết bị mới, bao gồm quản lý vật tư như hóa chất
  • Chi phí tiện ích liên quan đến hoạt động máy móc
  • Bảo trì và kiểm tra

Bạn cũng sẽ cần phải tính toán khoản tiền dự kiến tiết kiệm và doanh thu gia tăng tiềm năng dự kiến khi thiết bị mới đã hoàn thành lắp đặt và đi vào vận hành, bao gồm:

  • Giảm các chi phí liên quan đến nhân công, như tiền lương, phúc lợi, tiền bảo hiểm và cơ sở hạ tầng của công ty liên quan đến nguồn nhân lực
  • Tăng độ tin cậy và khả năng đấu thầu cho các hợp đồng lớn hơn, mang lại nhiều lợi nhuận hơn
  • Loại bỏ các biến liên quan đến lực lượng lao động con người, bao gồm những sự lo ngại về gián đoạn lao động, thiếu hụt công nhân lành nghề và tình trạng vắng mặt hàng loạt
  • Khả năng tăng sản lượng trong khi giảm không gian vật lý, chi phí tiện ích và tài nguyên cần thiết
  • Giảm tổn thất sản phẩm nhờ cải thiện độ chính xác đo lường và xử lý sản phẩm
  • Khả năng hoạt động 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần, với thời gian chết được báo trước để thực hiện bảo trì ở mức tối thiểu